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業務フローを作るための第一歩

 

業務フローの目的って?

業務フローは対象の業務を「見える化」することによって、業務を理解することができます。

これによって

・他者に業務の流れを正確に伝えることができる。

・自身の業務理解を深め、作業効率を上げることができる。

・業務の問題点や無駄な部分に対する気づきを得ることができ、業務改善につながる。

といった効果が期待できます。

業務フローを書くのは難しい!

こんな感じで、いいこと尽くめのように見える業務フローですが、大きな欠点があります。

それは単純に書くのが難しい!って事です。

書くのが難しくなる要因として、下記の部分が挙げられるかと思います。

・自分の業務をきちんと理解できていない。

・どうやって書いたらいいか分からない。

・書く時間がない。

業務の理解をしよう。

一つ目の課題である自分の業務をきちんと理解していないケースに関してですが

この場合はまず書いてみることが重要です。

上記の理由で業務フロー作成につまづいている人は、ほぼ例外なく最初から完璧な業務フローを書こうとしています。

業務フローってまずは適当でいいんです。

分かる範囲でだけでも書いてしまえば、勝手に記載できてない部分が可視化されていきます。

そして、現行やっている業務なのですから、記載できていない部分に関しては誰かが知っているはずですし

そもそも書くまでは気づかなかっただけで、自分も知っていることだったりしたりするのです。

まずは怖がらずに書くこと、これが重要です。

最初から正確に書くのはあきらめよう。

業務フローには書き方のルールがあります。

書き方を覚えるのが億劫だったり、良く分からなくて挫折する人も一定数いますね。

その場合私は、以下のルールだけは徹底して、あとは無視して書け!と言っています。

そのルールとは

・作業者(部門)は絶対明確に!

ここは絶対です。

とにかくこの作業は誰がボールを持っているのかが明確になっていないと業務フローとしては他の何が書けていても0点だと思います。

・矢印はきっちり

これも重要です。作業がどう流れるのかははっきりと記載しておく必要がありますし、矢印がつながらないということは、何か業務の見落としがある可能性が高いからです。

これだけです。

逆に、これは省略した方がいいと伝えてます。

・図形は四角だけでいい。

これは処理だからこの図形、これは分岐だからこの図形なんて図形で迷って書けない位なら図形は全部四角で統一した方がいいです。

分岐かどうかなんて文言見れば分かります。

ただ、できれば処理と帳票は図形としても分けて、明確にしておいた方がいいとは思います。

ちなみに、これは図形なんてどうでもいいと言っているのではなく図形が分からないから書けないと言う位なら図形なんてこだわるな!と言ってるだけで

本来図形は重要です。

特に外部に出すフローでは、図形が違うと混乱を生みますのでそのあたりは留意すべきかと思います。

・業務詳細は(まずは)書かないでいい。

これは難しいところではありますが、一番右側にある業務詳細は最初の方は書かないでいいと思ってます。

業務詳細を書いてしまうと、詳細を先に書いてフローが後につくような、いびつな業務フローができやすいです。

まずは流れ図としての業務フローだけを書いて、業務詳細は後で、業務フローを見ながら別紙に落とし込んでいった方が書きやすいと思います。

ツールは最大限活用しよう。

大体業務フローを書く場合はExcelかVisio、もしくはPowerPointかな

が多いかと思いますが、まっさらな状態から業務フローを書くというのはそれなりに手間がかかりますよね

先人が業務フロー作成のツールだったりアドオンだったりを提供してくれています。

こういった先人の知恵はガンガン活用しましょう。

活用せずにいるのは車輪の再発明みたいなもんです。はっきりいって無駄です。

使えるものは親でも使えってことわざもありますしね!

最後に、いくつか業務フローツールを紹介いたします。

draw.io

オンラインで業務フローを作成できるツールです。

正確にはドローツールという位置づけですが、テンプレートの中に業務フローがいくつかあります。

使い勝手もいい感じで、今どきのツールって感じです。

作成したフローはPDF等にエクスポートすることが出来ます。

draw.io

Activity Diagram Drawing Tool

オージス総研が提供しているExcel、もしくはOpenOfficeのアドオンです。

使い勝手的にはdraw.ioに劣るのですが、このアドオンのいいところはExcelだという事

やっぱり業務で使う以上、皆が使っているツールで提供できるというのは大きいです。

人に広めるときも広めやすいですし、パートナー企業さんと共有して修正する場合にもトラブルになりません。

Activity Diagram Drawing Tool

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  • 記事はありませんでした。これから充実させていきますのでお楽しみに!

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